如何写出一封完美的推荐信

导言:
Nature职业专栏发表了一篇很好的文章,通过对三位知名学者进行访谈的形式,给出如何写出一封完美推荐信的建议。
读过之后,茅塞顿开。为了让群友们少走弯路,特请Baylee做了编译,Mark在次基础上,结合自己的体会做了修改。
相信这组很实用的建议将会使学者们在写推荐信时既节省时间,更达到预期目的。
对于推荐信,维基百科给出了准确的定义: A letter of recommendation is a letter in which the writer assesses the qualities, characteristics, and capabilities of the person being recommended in terms of that individual’s ability to perform a particular task or function.”  (wikipedia.org)
一封好的推荐信,是推荐人为特定需求,以个人名义对被推荐人的品质、特点及个人能力作出评判。
申请信的基本结构要求
推荐信里需要给申请人一个客观而真实的评价和赞许,起到个人简历和申请信起不到的作用
一封好的推荐信,通常包括以下几个部分:
1)  开场白
为什么写这封推荐信,目的是什么,推荐人的意愿程度。
2)  推荐人和申请人的关系
很自然地说清楚是同事、师生、同行还是其他。推荐人何时及如何认识申请人,这之后的交集等,或者推荐人从哪里了解到申请人情况的。这是offer提供者判定推荐信可靠性的重要信息。
3)  推荐人的个人情况。
推荐人所在单位和职务,从事的职业及专业方向,简单说一下专业成绩。
很多推荐信把第二部分和第三部分放在了一起,比如说“David and I worked together at XXX, where I was his manager and direct supervisor from 2012-2017.”
亦有一些推荐信不做推荐人的介绍。
4)  申请人的情况介绍。
是推荐信的核心部分,通常分为几段进行描述。
如,为了说明申请人满足对方的要求,推荐信要首先说明申请人的工作经历和背景。而为了说明申请人符合对方的期许,则需要继续从申请人的学术造诣和专业方向等方面给予详细描述。因为出国学习的交流语言会是英语,所以推荐人也需要介绍申请人的英语水平,以及交流和沟通的能力。
一般需要提供2-3封推荐信,这时候也需要有不同侧重。
如单位领导可以从申请人的各方面进行评估,包括申请人的岗位和完成情况,申请人的专业和科研能力、申请人的团队协助精神、申请人的英语水平等。而非本单位推荐人则主要评价申请人的专业和科研能力,重点突出申请人的学术水平和影响等,部分推荐人会介绍申请人的工作或者交流给予自己科研上的启发或者帮助等等。
5)  对申请人的一些不足给予解释。
这部分内容不是必须的,绝大部分推荐人并不提及推荐人的不足。
即使提及申请人的不足,也一定要很慎重地选择内容和措辞;并且这些不足也常常用作引出申请人出国学习目的。如申请人SCI论文不多,是因为申请人是临床医生,更专注于临床诊治;但是临床中发现了一些问题,需要用科研方法来解释或者解决,从而这正是申请人申请访问学者位置的原因。
6)  总结。
总结推荐人的工作能力和优秀品质,再次说明推荐程度,表明愿意推荐及解答offer提供者关注的问题等等。
7)  给出推荐人的联系方式。
需要注意的是,荐信需要用具有推荐人所在单位抬头的信纸打印,以增加说服力。如果实在没有这种信纸,可以自己做抬头。只要信纸抬头包含:单位徽标、名称、地址、邮编、电话、传真等信息即可。
另外,请不要吝惜对申请人的夸奖。
原则上推荐信需要由推荐人自己发出
写出一封完美的申请信
上述结构只是最基本要求,想要写出完美的推荐信,则需要有更多要求。
为此,Nature杂志采访了三位经验丰富的教授,请他们介绍:如何才能写出完美的推荐信。 
Elizabeth Nance,西雅图华盛顿大学化学工程系副教授

Create a process

拟定一个流程
在过去的五年里,我每年会为15-20名学生写推荐信。为了使这封信充分呈现出申请人的优点,我投入了大量的时间和精力。
准备信件时,我遵循一个特定的流程,
首先,我需要熟悉被推荐人。
因为对于一个我不够了解的学生,我无法写出令人信服的东西。
其次,学生按照我的要求提供资料。
我会要求学生给我发一份最新的简历以及一份申请书草稿,并了解清楚他们为什么要申请这个学位/职位。
第三,通过学生课堂/实验室之外的表现展示出其能力。
在推荐信中,我通常还会点评这个学生在课堂及实验室之外的表现,这使得我的评论更有意义。例如,该生在某次活动组织过程中展示出了优秀的组织协作能力和解决困难能力,这些是课业范围要求之外的。我认为强调学生生活上的优点极为重要的,应该像突出学术成就和实验室技能一样重视它们。
第四,多方求证。
偶尔我也会向实验室的研究生导师或是教员寻求建议,询问他们对这个学生平时工作学习的看法。
拟定一个合适的流程,并确保学生们提前详细地了解了这项流程。这样一来,可以帮助我写出高质量的推荐信,也可以清楚地让学生知道应该准备哪些东西。

Alex Shalek,麻省理工学院化学副教授

Manage expectations

设定预期效果
1. 一封好的推荐信是能打动对方的。
当我帮学生写推荐信时,我不仅会强调他的优势、成就和潜力,还会努力传达一种信息—他就是你想要的人选
当我帮同事写提名信时,我会根据具体的情况,着重强调他们在某一领域的成就和贡献,或他们的带教记录,以帮助提升评审团对他们的判断。
我认为一个好的推荐信作者应该充分考虑写信的目的,并在写信时提供正确而又简洁易懂的信息。
2.在我开始写信之前,会和被推荐人进行一次开诚布公的谈话。
让他们知道我在信里能说什么,不能说什么。例如,当我为仅听过我课的学生写推荐信时,我可能只会强调他在课堂的表现,而他的性格特点以及学术成就方面我可能会较少提及,因为我不了解,无法给出令人信服的证据。
于我而言,这封信的真实可信度对于我和阅信者之间建立信任感很重要。
与学生/同事的交流可以帮助我清楚地了解他们希望通过这封推荐信达到什么效果,或这封信在他们的申请材料(包括个人陈述以及其他文件)背景下如何被解读。只要有可能,我希望能更加突出个人特点,并“填补”其他申请材料留下的空白。

Dino Di Carlo,加州大学洛杉矶分校生物工程系教授

Tell detailed stories

举一些实例
1. 事实胜于雄辩。
多年来,我收到了许多研究生、博士后和青年教师的推荐信,我注意到一些很有意思的写信技巧。其中一种是用实例来讲述被推荐者的优点。绝大多数申请者的求职信几乎都是前篇一律地套用模版,列出的优点也大多都相似,丧失可信度。
因此,在推荐信中列举一些能展示出被推荐者优点的实例更具有可信度。
与其简单地写“申请人A是一名出色的演讲家”,不如这样写,“申请人A的演讲能力非常引人注目,以至于同组其他成员要求他开展演讲培训课程教授演讲技巧”。另外,“申请者B是一个很好的合作者”与“申请者B在领导与其他五个组合作时,成功获批了两项资助经费”这两种说法的重要性也相去甚远。
2. 重点说清楚2-3个特点与优势。
最重要的是,写推荐信时应尽可能详尽地列举申请人的特点与优势。我在写推荐信前,首先会想申请人两到三个主要成就和特点,然后根据这些突出的特点来一一列举实例加以叙述。
3. 突出重点。
书写中,我还会用粗体和下划线来突出重点。通过这种方式,读者不必记住很多杂乱的观点,可以很快抓住重点。例如,对于申请学术职位的申请人,我通常会着重强调他们在撰写课题申请书方面的经历。
参考资料来源:
https://www.nature.com/articles/d41586-020-02186-8?from=singlemessage
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